PENGURUSAN MESYUARAT

1.        Punca kuasa

a)   Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan

b)   SPI Bil. 4 1986

c)   Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK)

d)   Manual Kualiti

2.          Defini mesyuarat

Perbincangan formal sekurang-kurangnya tiga orang dengan agenda tertentu untuk mencapai objektif bersama, melalui proses komunikasi

3.         Tujuan mesyuarat

a)   Bertukar-tukar fikiran dan pendapat serta mendapatkan idea-idea baharu

b)   Memberi dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak

c)   Mencari penyelesaian kepada masalah-masalah bersama

d)   Mendapatkan persetujuan / kata putus atas sesuatu tindakan

4.         Penentuan mesyuarat

a)   Mengapa perlu bermesyuarat?

b)   Apa yang hendak dicapai?

c)   Siapa yang perlu hadir?

d)   Bila?

e)   Di mana?

5.         Sebelum mesyuarat

a)  Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat [nota: bincang dengan Pengerusi]

b)  Menentukan agenda

(1)     Perutusan Pengerusi

(2)     Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

(3)     Perkara-perkara berbangkit (maklum balas minit mesyuarat yang lepas)

(4)     Pembentangan isu

(5)     Hal-hal lain

(6)     Penutup

c)   Mentukan kehadiran

d)   Mengadakan perbincangan pramesyuarat

e)   Membuat tempahan bilik mesyuarat.

f)     Memastikan kertas kerja disediakan

g)   Menghantar surat jemputan mesyuarat (PK 07/1) (10 hari sebelum)

h)   Memaklumkan etika mesyuarat

6.         Semasa mesyuarat

a)   Senarai kehadiran mesyuarat (PK 07/2)

b)   Edar minit dan bahan mesyuarat (PK 07/4)

c)   Perkenalkan ahli jemputan

d)   Catat minit mesyuarat

(1) Perkara-perkara penting yang dibincangkan

(2) Keputusan-keputusan yang dibuat

(3) Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil.

e)   Tentukan tarikh mesyuarat akan datang

7.         Selepas mesyuarat

a)  Minit mesyuarat (PK 07/3)

(1) Draf minit dalam tempoh 3 hari

(2) Diedarkan kepada ahli dalam tempoh 7 hari.

b)  Menyedia dan mengumpulkan borang PK 07/5 Maklum Balas Minit Mesyuarat dalam tempoh 14 hari selepas minit mesyuarat diedarkan.

8.         Senarai Semak Pengurusan Mesyuarat

9.         Simpanan rekod selama 3 tahun

BIL.	JENIS REKOD	TEMPOH	LOKASI
1	PK07/1 Surat  panggilan mesyuarat 3 tahun	3	Bilik Penyimpanan Fail
2	PK07/3 Minit mesyuarat yang diluluskan	3	Bilik Penyimpanan Fail
3	PK07/5 Maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat	3	Bilik Penyimpanan Fail
4	Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)	3	Bilik Penyimpanan Fail